Документообіг. Тест для обговорення з сайта http://p-for.com/book_286_glava_27_Testi.html Модуль 1. Документаційне забезпечення управлінської діяльності Питання №1: Документи класифікують за такими ознаками: (вірно 1) за призначенням за напрямком за формою за посадою відправника за термінами зберігання за стадіями створення за типом носіїв Питання №2: Знайти адекватне визначення терміну "документаційне забезпечення управління" (вірно 1) Рух службових документів з часу їх створення або одержання суб'єктом документаційного забезпечення управління до часу завер¬шення виконання, надсилання або знищення Діяльність спеціальних працівників або підрозділів щодо створення документаційної інформаційної бази на різних носіях для вико¬ристання управлінським апаратом у процесі реалізації його функцій Це потік документів, які циркулюють між пунктами опрацювання і створення інформації (керівниками організації і структурних підрозді¬лів, спеціалістами) і пунктами технічного опрацювання документів (експедицією, секретаріатом, канцелярією та ін.) Питання №3: Обрати пункти, які разом утворюють правильну відповідь. Документообіг в організації складається з таких етапів (вірно 5) Експедиційна обробка документів, які надходять в організацію Попередній розгляд документів службою документаційного за¬безпечення управління Реєстрація документів Друк документів і подання їх керівництву організації Надсилання документів електронною поштою у інші організації Організація раціонального руху документів всередині організації, в т. ч. доведення документів до виконавців, контроль за їх виконанням, проходження узгодження і підпису проектів документів Обробка виконаних документів і їх відправлення Питання №4: Величина об'єму документообігу потрібна для ... (вірно 3) Розрахунку необхідної чисельності персоналу служб діловодства Розрахунку ефективності застосування засобів автоматизації діловодства Визначення норми керованості персоналу Визначення завантаженості персоналу, який виконує функції діловодства Питання №5: В організації можуть існувати такі потоки документів: (вірно 3) Потік вхідної документації Потік внутрішньої документації Потік вихідної документації Потік архівної документації Питання №6: Види організації документообігу: (вірно 3) Централізований Децентралізований Змішаний Ієрархічний Питання №7: Служба ДЗУ виконує такі функції: (вірно 3) пов'язані з підготовкою відповіді на одержані документи пов'язані з документуванням управлінської діяльності пов'язані з організацією роботи з документами пов'язані із вдосконаленням форм і методів роботи з документами Питання №8: До структури документообігу входять: (вірно 3) вхідний та вихідний документопотік організації дії посадових осіб з ознайомлення, підписання, погодження документів контакти з організаціями та особами особовий склад організації (керівництво, канцелярія, співробітники) Питання №9: У системі електронного діловодства документи поділяють на: (вірно 3) документи з електронним цифровим підписом документи взагалі не підписані з неелектронним підписом з підписом, здійсненим у мережі Інтернет Питання №10: Знайти відповідність - характеризується складом документів, які до нього входять і складом інформації, яка закріплена у цих документах --- Режим або циклічність документопотоку Напрям документопотоку Зміст документопотоку Структура документопотоку - описується ознаками, відповідно до яких документи можуть бути класифіковані, індексовані, сформована система довідкового апарату за документами організації --- Режим або циклічність документопотоку Напрям документопотоку Зміст документопотоку Структура документопотоку - визначається зміною у часі його інформаційного навантаження --- Режим або циклічність документопотоку Напрям документопотоку Зміст документопотоку Структура документопотоку - залежить від конкретної технологічної ланки опрацювання документів: (документи, що реєструються і документи, що не реєструються; документи з контролем виконання і без контролю та ін.) --- Режим або циклічність документопотоку Напрям документопотоку Зміст документопотоку Структура документопотоку Питання №11: Знайти відповідність Прийом кореспонденції, яка надходить на адресу організації; опрацювання документів, які відправляються з організації --- Архів Секретаріат Експедиція Прийом справ структурних підрозділів організації та організацій-джерел комплектування архіву --- Архів Секретаріат Експедиція Інформаційне та організаційно-технічне обслуговування керівництва організації --- Архів Секретаріат Експедиція Модуль 2. Електронний офіс. Інформаційна модель організації Питання №1(2): Інформаційна модель організації — це ... (вірно 1) Система всебічного використання в управлінській діяльності засобів обчислювальної техніки і телекомунікацій Схема потоків інформації, використовуваної в процесі управління, відображає різні процедури виконання функцій управління організацією і представляє за кожним завданням зв'язок вхідних і вихідних документів і показників Сукупність суб'єктів управління, які перебувають під організуючим впливом процесів управлінської діяльності Питання №2(2): Життєвий цикл електронного документа складається з таких етапів: (вірно 5) реєстрація документів і збереження відомостей про них у базі даних обробка і збереження власне документів рух документів друк документів відправлення документів контроль виконання Питання №3(2): Основні критерії для визначення потреби організації у впровадженні електронного документообігу: (вірно 3) за типом документообігу, який переважає в організації річний обсяг документообігу на підприємстві стиль управління і корпоративна культура організації кваліфікація співробітників Питання №4(2): Основні параметри, що описують електронний документообіг в організації: (вірно 3) кваліфікація співробітників обсяг документообігу швидкість руху документів вартість виконання типових операцій над документами Питання №5(2): Чинники підвищення ефективності документообігу: (вірно 4) скорочення непродуктивних витрат робочого часу співробітників прискорення інформаційних потоків зміна корпоративної культури організації скорочення витрат на паперові документи впровадження жорсткого контролю над витрачанням робочого часу Питання №6(2): Обрати відповіді, які разом характеризують електронний документ (вірно 3) Програмно та технічно залежний продукт Фізично документ може зберігатись в кількох різних файлах Зберігається на фізичному носії інформації Може неадекватно сприйматись користувачем Питання №7(2): Функції електронного документа у системі управління: (вірно 3) забезпечення ефективного управління за рахунок автоматичного контролю виконання, прозорості діяльності всієї організації на всіх рівнях ефективний доступ всіх співробітників до інформації і знань підтримка комунікацій всередині підприємства за рахунок засобів розвинутої маршрутизації електронного документа виконання функцій престижу в системі управління та іміджевих функцій організації Питання №8(2): Назвати основні види інформаційних обмінів у організації (вірно 4) Обмін між організацією та зовнішнім середовищем Міжрівневий (вертикальний) обмін інформацією в організації Горизонтальний обмін інформацією Перехресний обмін Неформальний обмін інформацією Питання №9(2): Обрати основні критерії, за якими визначаються потреби організації у впровадженні електронного документообігу (вірно 4) За типом документообігу, який переважає в організації Масштаби організації Річний обсяг документообігу на підприємстві Стиль управління і корпоративна культура організації Професіоналізм співробітників Питання №10(2): Чинники підвищення ефективності від впровадження електронного документообігу: (вірно 3) скорочення непродуктивних витрат робочого часу співробітників прискорення інформаційних потоків зміна корпоративної культури організації покращення психологічного клімату та стосунків між співробітниками Питання №11(2): Швидкість руху документів характеризується такими показниками: (вірно 6) час реєстрації одного документа час передавання одного документа на виконання час пересилання документа між структурними підрозділами час пошуку документа за відомими атрибутами час пошуку документа з невідомими атрибутами час підготовки і узгодження типових документів час надходження документа із зовнішнього середовища Питання №12(2): Вартість виконання типових операцій над документами характеризується такими показниками: (вірно 2) вартість робочого часу співробітників вартість ресурсів вартість пересилання документа поштою вартість пересилання документа телекомунікаційними мережами Питання №13(2): Обсяг документообігу характеризується такими показниками: (вірно 4) потік вхідних документів потік вихідних документів обсяг внутрішнього документообігу рівномірність документопотоку протягом року кількість документів, опрацьованих одним співробітником Питання №14(2): Основними технологіями, які забезпечують різні операції опрацювання документів, є: (вірно 4) Засоби мультимедіа (звук, анімація тощо) Технології розпізнавання текстів, які трансформують паперові вхідні документи у електронну форму Електронний цифровий підпис Засоби передавання даних Засоби зберігання документів у електронній формі Питання №15(2): Обрати пункти, які разом утворюють правильну відповідь. Назвати етапи переведення документа у електронну форму: (вірно 2) сканування документа і створення його електронної копії друк сканованого документа розпізнавання сканованого документа Питання №16(2): Юридична сила електронного документа забезпечується ... (вірно 1) використанням електронно-цифрового підпису (ЕЦП), який ідентифікує автора надісланого електронного документа і забезпечує неможливість зміни документа у процесі доставки використанням ксерокопії власного підпису особи, яка надіслала документ використанням факсиміле особи, яка надіслала документ адресою електронної пошти особи, яка надіслала документ Питання №17(2): Електронний цифровий підпис — це ... (вірно 1) дані в електронній формі, які додаються до інших електронних даних або логічно з ними пов'язані та призначені для ідентифікації під-писувача цих даних вид електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача параметр криптографічного алгоритму формування електронного цифрового підпису, доступний тільки підписувачу Модуль 3. Принципи побудови та функціонування систем електронного документообігу Питання №1(3): Оберіть адекватні визначення. Система електронного документообігу — це ... (вірно 1) организаційно-технологічний комплекс методичних, технічних, програмних та інформаційних засобів, який забезпечує комплекс функцій для роботи з електронними документами: перетворення паперових документів у електронні, організація захисту і розмежування доступу до електронних документів, їх маршрутизація, механізми обговорення і узгодження документів та ін. апаратно-програмна інфраструктура підтримки електронних документів та цифрового підпису у телекомунікаційних мережах інтегрований у інформаційну систему підприємства комплекс апаратно-програмних засобів і технологій, призначений для створення систематизованих каталогів корпоративних документів Питання №2(3): Електронний документообіг — це ... (вірно 1) Сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів Рух інформації у інформаційно-телекомунікаційних системах, які забезпечують обмін електронними документами, що містять інформацію, яка є власністю держави, або інформацію з обмеженим доступом, повинен забезпечуватися захист цієї інформації відповідно до законодавства Апаратно-програмна інфраструктура підтримки електронних документів та цифрового підпису у телекомунікаційних мережах Сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації і організацію роботи зі службовими документами Питання №3(3): Автоматизація документообігу складається з таких стадій: (вірно 4) паперовий документообіг паперовий документообіг з використанням автономних ПК змішаний безпаперовий документообіг документообіг з використанням Інтернет Питання №4(3): Функціональні можливості систем електронного документообігу (обрати пункти, які разом утворюють правильну відповідь) (вірно 8) Реєстрація документів Контроль виконання Маршрутизація об'єктів документообігу Вихід в Інтернет Колективна робота Нормативно-довідкова інформація Пошук Звітність Адміністрування Модуль 4. Організаційно-технологічні підходи до впровадження електронного документообігу Питання №1(4): З яких етапів складається аналіз документообігу підприємства (оберіть пункти, які разом утворюють правильну відповідь) (вірно 3) Підготовчий етап Аналіз структури документообігу Оптимізація взаємодії підрозділів згідно наявної моделі документообігу на підприємстві Придбання комп'ютерної техніки та програмного забезпечення Питання №2(4): При впровадженні систем електронного документообігу виникають ... (вірно 3) організаційні проблеми освітньо-кваліфікаційні проблеми фінансові проблеми технічні проблеми. Модуль 5. Інформатизація державного управління Питання №1(5): Обрати адекватне визначення поняття "Інформатизація органів державної влади" (вірно 1) Інтегрований у інформаційну систему підприємства комплекс апаратно-програмних засобів і технологій, призначений для створення систематизованих каталогів корпоративних документів Це організаційний соціально-економічний і науково-технічний процес створення оптимальних умов для функціонування і реалізації прав і повноважень органів державної влади і забезпечення інформаційних потреб суб'єктів, які з ними взаємодіють, на основі формування і використання державних інформаційних ресурсів Діяльність спеціальних працівників або підрозділів щодо створення документаційної інформаційної бази на різних носіях для використання управлінським апаратом у процесі реалізації його функцій Питання №2(5): Інформатизація органів державної влади здійснюється з метою ... (вірно 1) Забезпечення ефективного виконання функцій засобами сучасних інформаційних технологій Насичення комп'ютерно-телекомунікаційними технологіями Доступу співробітників до мережі Інтернет Питання №3(5): Основні Завдання інформатизації органів державної влади та управління (обрати пункти, які разом утворюють правильну відповідь) (вірно 2) Покращення міжнародного іміджу Створення системи ведення інформаційних ресурсів з метою забезпечення органів державної влади повною, достовірною і актуальною інформацією Створення системи забезпечення громадян актуальною інформацією про діяльність органів державної влади